Export · 7 Min. Lesezeit

Ausfuhrnachweis fürs Finanzamt: so sichern Sie die Umsatzsteuerbefreiung

Die Ware ist längst beim Kunden, das Geschäft abgehakt. Zwei Jahre später steht die Betriebsprüfung im Haus und will Papier sehen — und wenn es fehlt, wird aus einer steuerfreien Lieferung nachträglich eine steuerpflichtige.

Worum es geht

Lieferungen in ein Drittland sind von der Umsatzsteuer befreit. Das ist der Normalfall und der Grund, warum auf Ihrer Exportrechnung keine Mehrwertsteuer steht.

Diese Befreiung gibt es aber nicht geschenkt. Sie ist an eine Bedingung geknüpft: Sie müssen nachweisen können, dass die Ware das Gemeinschaftsgebiet tatsächlich verlassen hat. Können Sie das nicht, kassiert das Finanzamt die Befreiung ein — und die Umsatzsteuer wird fällig. Aus Ihrer Tasche, denn beim Kunden holen Sie sie Jahre später nicht mehr.

Der Nachweis: der Ausgangsvermerk

Im elektronischen Ausfuhrverfahren ist der Regelnachweis der Ausgangsvermerk. Er entsteht automatisch, wenn die Ausgangszollstelle bestätigt, dass die Ware die EU verlassen hat, und wird elektronisch an den Anmelder zurückgemeldet.

Er trägt die MRN Ihrer Ausfuhranmeldung — und ist damit eindeutig einem Vorgang zuzuordnen. Genau das will die Betriebsprüfung sehen: nicht irgendein Papier, sondern den Nachweis zu dieser Rechnung.

Wer die Begriffe rund um MRN und ABD noch sortiert, findet die Einordnung hier: ABD, MRN, LRN, EX1 — was ist eigentlich was?

Warum er trotzdem so oft fehlt

Weil niemand zuständig ist. Der Ablauf sieht in vielen Unternehmen so aus: Der Vertrieb verkauft, die Logistik verschickt, die Buchhaltung stellt die Rechnung — und der Ausgangsvermerk, der Tage später elektronisch eintrifft, landet in einem Postfach, das niemand systematisch leert.

Typische Lücken:

• Der Vermerk kommt nie an, weil die Ausgangszollstelle die Ausfuhr nicht bestätigt hat — etwa, weil der Fahrer das ABD nicht vorgelegt hat.
• Er kommt an, wird aber nicht zugeordnet. Ohne Verknüpfung zur Rechnung nützt er bei der Prüfung wenig.
• Bei EXW-Lieferungen macht der Käufer die Anmeldung — und der Vermerk geht an ihn, nicht an Sie. Sie stehen ohne Nachweis da. Siehe dazu Incoterms 2020.

Wenn der Ausgangsvermerk fehlt

Nicht sofort aufgeben. Bleibt die Bestätigung aus, kann beim Zoll ein Alternativnachweis geführt werden — etwa über Frachtpapiere, Empfangsbestätigungen des Kunden oder Bescheinigungen des Beförderers. Das ist aufwendiger und nicht in jedem Fall erfolgreich, aber es ist ein Weg.

Entscheidend ist die Zeit. Je näher am Vorgang, desto leichter lässt sich rekonstruieren, was passiert ist. Wer erst bei der Betriebsprüfung merkt, dass drei Jahre lang nichts eingesammelt wurde, hat den schwersten aller Fälle.

Was Sie tun sollten

1. 01Zuständigkeit festlegenEine Person, die die Ausgangsvermerke einsammelt und der Rechnung zuordnet. Solange es niemand ist, ist es niemand.
2. 02Offene Vorgänge überwachenJede Ausfuhranmeldung ohne Ausgangsvermerk ist eine offene Position. Sie gehört auf eine Liste, nicht in den Papierkorb.
3. 03Nachhaken, solange es frisch istKommt nach ein paar Wochen nichts, klären Sie es — nicht in zwei Jahren.

Bei uns ist die Überwachung Teil der Leistung: Wir liefern den Ausgangsvermerk nach, sobald er da ist, und hängen uns hinterher, wenn er ausbleibt. Mehr dazu unter Ausfuhranmeldung.